Tilfluktsrom til en utdanningsinstitusjon eller kommune betales over budsjettet, og derfor kjøpes det inn gjennom Prozorro — Ukrainas elektroniske system for offentlige anskaffelser. Under følger rekkefølgen av steg fra behov til et tilfluktsrom som er registrert i fondet for beskyttelsesanlegg. Type prosedyre og frister avhenger av verdi og innkjøpsgjenstand — dette fastsetter oppdragsgivers autoriserte person.
Hvilke regler gjelder for innkjøpet
Grunnlaget er Ukrainas lov «Om offentlige anskaffelser». Under krigstilstand gjennomføres innkjøp med særregler fastsatt ved regjeringsvedtak (Kabinettet) nr. 1178 av 12. oktober 2022. Disse reglene avgjør når det kreves åpen anbudskonkurranse, og når avtale kan inngås på annen måte.
Steg 1. Fastsette behovet
- Hvor mange personer tilfluktsrommet skal romme — elever og ansatte, medarbeidere, besøkende.
- Hvor det skal plasseres — tomt, adkomst, infrastruktur; over eller under bakken.
- Hvilke standarder det må oppfylle — primære mobile tilfluktsrom sertifiseres etter DSTU 9329:2025, mens beskyttelsesanlegg prosjekteres etter DBN V.2.2-5:2023.
Som veiledning — kapasiteten til standardmodellene «Fortetsia» og «Hobbit» fra Hobbit House sitt katalog:
| Modell | Areal, m² | Personer |
|---|---|---|
| Fortetsia 2.25 XL | 4,05 | 6 |
| Hobbit 2.0 (under bakken) | 9,27 | 12 |
| Fortetsia 3.5 2XL | 18,55 | 29 |
| Fortetsia 3.5 3XL | 35 | 50 |
| Fortetsia 4.0 (3XL) | 38,8 | 56 |
| Fortetsia 3.5 4XL | 50,4 | 78 |
| Fortetsia 6.0 (3XL) | 58,2 | 92 |
Steg 2. Undersøke markedet
Oppdragsgiver undersøker hvilke løsninger som finnes på markedet, og hva de koster: produsentenes nettsider, sertifikater, gjennomførte innkjøp i Prozorro, kommersielle tilbud fra flere leverandører. Hobbit House gir råd om sine egne modeller, men det er oppdragsgiver selv som utarbeider tekniske krav, innkjøpsvilkår og kostnadsoverslag.
Steg 3. Utarbeide innkjøpsvilkårene
Oppdragsgiver fastsetter innkjøpsgjenstanden og dens kode etter det felles innkjøpsordboken DK 021:2015, tekniske og kvalifikasjonsmessige krav, evalueringskriterier og utkast til avtale. Loven tillater ikke å kreve et bestemt varemerke eller en bestemt produsent: dersom innkjøpsvilkårene likevel inneholder en slik henvisning, må ordene «eller tilsvarende» stå ved siden av.
Steg 4. Kunngjøre innkjøpet og velge vinner
Innkjøpet kunngjøres i Prozorro. Deltakerne sender inn sine tilbud i det elektroniske systemet, oppdragsgiver kontrollerer at de oppfyller kravene, og kårer en vinner ut fra kriteriene som er fastsatt i innkjøpsvilkårene. Etter klagefristens utløp inngås avtalen.
Steg 5. Levering og montering
Frister for levering og montering fastsettes i avtalen. Til orientering: et overbakke-tilfluktsrom «Fortetsia» for inntil 50 personer monterer Hobbit House på under 24 timer, og hele syklusen fra levering til overlevering tar opptil 7 dager. Les mer i artikkelen «Hvor lang tid tar montering av et modulært tilfluktsrom».
Steg 6. Dokumenter og registrering av anlegget
Etter montering mottar oppdragsgiver samsvarssertifikat for DSTU 9329, produsentens erklæring og anleggets pass. Disse dokumentene sender oppdragsgiver til de ansvarlige myndighetene, som undertegner en befaringsrapport for tilfluktsrommet. På bakgrunn av befaringen føres anlegget inn i fondet for sivilforsvarets beskyttelsesanlegg.
Hva du bør sjekke i leverandørens tilbud
- Samsvarssertifikat: nummer, utsteder, gyldighetstid, hvilke modeller det gjelder for. Hobbit House sine sertifikater er utstedt av Det statlige sertifiseringssenteret under DSNS (Ukrainas statlige redningstjeneste) — numrene er publisert på siden «Sertifikater».
- Garanti og levetid — for Hobbit House sine tilfluktsrom er dette henholdsvis 5 og 25 år.
- Hva som inngår i prisen: levering, montering, klargjøring, grunnarbeid for tilfluktsrom under bakken.
- Produsentens erfaring — gjennomførte prosjekter finner du i seksjonen «Prosjekter».
Ofte stilte spørsmål
Utarbeider Hobbit House innkjøpsvilkår, teknisk spesifikasjon eller kostnadsoverslag?
Nei. Innkjøpsvilkår, tekniske krav og kostnadsoverslag utarbeides av oppdragsgiver. Hobbit House deltar i Prozorro-anbud på generelle vilkår og gir råd om sine egne modeller.
Kan en bestemt modell av tilfluktsrom angis i anbudet?
Loven om offentlige anskaffelser tillater ikke å kreve et bestemt varemerke eller en bestemt produsent. Dersom innkjøpsvilkårene inneholder en slik henvisning, må ordene «eller tilsvarende» stå ved siden av. Det er riktig å beskrive de nødvendige egenskapene: kapasitet, standardkrav, garanti, frister.
Hvor lang tid tar innkjøpsprosessen?
Det avhenger av type prosedyre: frister for innsending av tilbud og klagebehandling fastsettes av loven og særreglene under krigstilstand. Selve monteringen av et overbakke-tilfluktsrom for inntil 50 personer tar opptil 24 timer etter at avtalen er inngått.
Hvem monterer tilfluktsrommet etter innkjøpet?
Leverandøren, i henhold til avtalevilkårene. Hobbit House utfører nøkkelferdig montering: levering, installasjon, og for tilfluktsrom under bakken — grunnarbeid og vanntetting.
Hvilke dokumenter kreves for at et tilfluktsrom skal registreres i fondet for beskyttelsesanlegg?
Samsvarssertifikat for DSTU 9329, produsentens erklæring og anleggets pass. Med disse gjennomgår oppdragsgiver en befaring, som resulterer i en befaringsrapport, og anlegget føres deretter inn i fondet for sivilforsvarets beskyttelsesanlegg.
Oppsummering
- Tilfluktsrom til en skole eller kommune kjøpes inn gjennom Prozorro, i tråd med loven «Om offentlige anskaffelser» og særreglene under krigstilstand (regjeringsvedtak nr. 1178).
- Behov, tekniske krav, innkjøpsvilkår og kostnadsoverslag fastsettes av oppdragsgiver; produsentene deltar i anbudskonkurransen.
- Etter montering mottar oppdragsgiver sertifikat, erklæring og anleggets pass — med disse registreres tilfluktsrommet i fondet for beskyttelsesanlegg.
Har du spørsmål om Hobbit House sine modeller for din institusjon? Ta kontakt med våre ingeniører.